Una trasferta business all'estero si gioca sui documenti più che sulla logistica. Una richiesta visto rifiutata 14 giorni prima della partenza non si recupera — il rep non vola. Per questo iniziamo l'iter documentale 60 giorni prima della trasferta, mai dopo. In questo articolo segue il processo passo per passo, separato in tre finestre: 60 giorni, 30 giorni, 7 giorni.
Il pacchetto di base per un partecipante UE è semplice: passaporto valido almeno sei mesi oltre la data di rientro, assicurazione viaggio con copertura medica di 30.000 € (richiesta Schengen), eventualmente assicurazione attività acquatiche. Per partecipanti non-Schengen (UK post-Brexit, USA, LATAM, APAC) si aggiunge la richiesta Schengen breve durata. Per minori serve documentazione separata su patria potestà e accompagnamento.
A 60 giorni dalla partenza
- Raccolta dei passaporti scansionati di tutti i partecipanti — verifica validità almeno sei mesi oltre il rientro.
- Identificazione dei partecipanti che richiedono visto Schengen — di solito 5-15 % di un gruppo internazionale.
- Avvio della richiesta visto presso il consolato del Paese di ingresso (raccomandato il Paese di sbarco, non transitato).
- Invio della lettera di invito aziendale firmata dalla direzione del Suo cliente, con dettagli del programma e business purpose.
- Stipula dell'assicurazione viaggio di gruppo (più economica delle polizze individuali del 30-40 %).
A 30 giorni dalla partenza
- Verifica che tutti i visti siano stati emessi — in caso di ritardo, escalation al consolato tramite il nostro travel partner.
- Raccolta dei dati per la lista passeggeri (API): nome completo come da passaporto, data nascita, numero passaporto, scadenza, nazionalità.
- Distribuzione del welcome guide con dress code, dettagli transfer e contatti operativi 24/7.
- Conferma dei requisiti dietetici e di accessibilità (sei settimane prima per la conferma dei caterer).
- Documenti per minori: lettera di consenso del genitore non viaggiante (in lingua del Paese di ingresso, asseverata).
A 7 giorni dalla partenza
- Briefing dei partecipanti via email: orari, contatti del nostro operations manager, app del meteo locale, raccomandazioni di abbigliamento.
- Conferma finale dei transfer — assegnazione minibus, orari di pickup, target di sincronia di due ore.
- Distribuzione delle copie scansionate di passaporti e visti su uno storage criptato accessibile in caso di smarrimento.
- Verifica delle assicurazioni — polizza emessa, certificati distribuiti, contatti emergenza salvati.
- Briefing del nostro operations manager su casistiche specifiche (allergie, mobilità, esigenze religiose).
Casi limite frequenti
Un partecipante con doppia cittadinanza vola con il passaporto del Paese di partenza, non con quello UE — questo evita problemi di registrazione consolare. Una partecipante incinta nel terzo trimestre richiede un certificato medico di idoneità al volo (emesso non oltre dieci giorni prima della partenza). Un minore di 14 anni che viaggia con un solo genitore ha bisogno di una lettera di consenso asseverata. Tutti questi casi sono prevedibili — chiediamo la lista a 60 giorni e li risolviamo nella prima finestra.
