Un contratto
Un SOW per l'intero evento: charter, equipaggio, fotografo, transfer, F&B, photo editing, video reel, post-event report. Italiano, inglese, francese, tedesco, spagnolo — cinque lingue di serie, altre su richiesta.
Per assistenza di direzione e agenzia
Vela aziendale per assistente di direzione e agenzie di eventi.
Un contratto, una fattura, una persona di contatto. Fatturazione procurement-friendly in EUR / GBP / USD, una pre-approved vendor list, prezzi trasparenti in cinque lingue. Così non rincorrerà i fornitori — consegnerà lo SOW direttamente al procurement.
Il Suo problema
Cinque punti dolenti che togliamo all'assistente di direzione.
- №01
Un evento velico ordinario richiede 7-9 fornitori: charter, fotografo, transfer, F&B, decor, security, photo editing. Ognuno con il proprio NDA, fattura e contatto. L'assistente perde il filo, il procurement dice no.
- №02
I prezzi del settore sono opachi: il «da X €» della brochure diventa a fine viaggio +40 %. Il procurement vuole un budget fisso con preventivo anticipato — nella pratica difficile da ottenere.
- №03
Un team multilingue richiede SOW e fattura in tre lingue. La maggior parte degli operatori di charter sono locali, il cui inglese si ferma a «the boat is good».
- №04
L'onboarding fornitore richiede 4-6 settimane. L'assistente firma un evento sei mesi prima — in quel periodo un fornitore può fallire o smettere semplicemente di rispondere.
- №05
Audit ESG e DPA sono richiesti dal procurement mentre l'operatore charter risponde «tutto a posto, promesso». Non regge a un audit Big 4.
Come lo risolviamo
Procurement-friendly di serie.
Un acquisto aziendale ordinario per un evento velico passa per 7-9 contratti separati: charter con un operatore, fotografo con un secondo, transfer con un terzo, F&B con un quarto. Ognuno ha il proprio SOW, valuta, condizioni di pagamento e NDA. Il procurement dei grandi clienti lo rifiuta di solito — troppi onboarding fornitore per un solo evento. Consolidiamo l'intera catena in un master contract: uno SOW, una fattura, una persona di contatto. Quello che con un operatore charter ordinario richiede 4-6 settimane di onboarding fornitore, con noi richiede una settimana.
I documenti sono predisposti per un audit Big 4. DPA GDPR-compliant, master service agreement, certificati assicurativi (3 mln € GL, 1 mln € PL), validazione VAT via VIES, ESG statement, anti-bribery policy. Tutto su un PDF, entro 48 ore dalla richiesta. Nella pre-approved vendor list trova i nostri partner charter, fornitori foto e operatori marina — ciascuno ha passato l'onboarding fornitore presso BCG, McKinsey, Bain e procurement Big 4. Se il Suo cliente lavora con uno di questi indirizzi, il nostro master agreement è probabilmente già nel loro Coupa.
I pagamenti avvengono in un importo, nella valuta giusta, con condizioni giuste. EUR / GBP / USD di serie, CHF / SEK / DKK / PLN su richiesta. Split standard 25/50/25; Net-30 / Net-60 / Net-90 negoziabili. VAT-compliant per gruppi UE, W-9 equivalente (certificato di residenza fiscale UE) per clienti USA. La cancellation policy è bilingue, la clausola di forza maggiore copre scenari regolamentari, visti e health emergency. Per agenzie partner c'è un'opzione white label: il Suo brand sui documenti, margine agenzia trasparente, accesso al coordinamento senior.
Cosa riceve
Quattro deliverable per il procurement.
Una fattura
Fattura procurement-friendly su un importo. EUR / GBP / USD a scelta, VAT-clean (registrata VIES, partita IVA UE valida), Net-60 di serie, Net-30 / Net-90 negoziabili.
Una persona di contatto
Coordinamento senior dal primo briefing alla fattura finale. RACI matrix per status, status report settimanali fino alla trasferta, document control sul Suo SharePoint / Google Drive / Notion.
Pre-approved vendor list
Tutti i fornitori (10+ flotte charter, 12 agenzie foto e video, 8 operatori marina) hanno passato l'onboarding fornitore presso BCG, McKinsey, Bain e procurement Big 4. Documenti pre-approved disponibili su richiesta.
Indicatori
Numeri per il procurement.
1
contratto invece di 7-9 SOW separati
1
fattura consolidata nella valuta richiesta
Net-60
termini di pagamento standard (Net-30/90 negoziabili)
Case
Cosa hanno ottenuto le assistenti.
Agenzia eventi di Londra — cliente VIP a Cannes
L'agenzia partner ha portato un cliente (gruppo FTSE 50) il cui procurement richiedeva un singolo SOW e Net-90. Dopo sei settimane: un contratto, una fattura in GBP, zero escalation. Quattro mesi dopo il cliente è tornato per un secondo evento.
Assistente di un CEO USA — leadership retreat annuale
Un'assistente di New York; il procurement corporate richiedeva fattura USD, W-9 equivalente e COI completo (5 mln $ GL + 2 mln $ PL). Tutti i documenti pronti nella prima settimana di onboarding. L'assistente ha riso — di solito impiega tre settimane a raccoglierli.
FAQ per assistente / agenzia
Quello che le assistenti chiedono più spesso.
Come è strutturato il Vostro SOW?
Un singolo documento di 8-14 pagine: scope, deliverable, milestone, condizioni di pagamento, cancellation policy, responsabilità, forza maggiore, giurisdizione, processo di change order. Il template è in inglese, italiano, francese, tedesco, spagnolo; su richiesta russo, polacco, olandese, portoghese.
Quali documenti potete fornire al procurement?
Il pacchetto completo: master service agreement, DPA GDPR-compliant, certificati assicurativi (minimo 3 mln € GL, 1 mln € PL), W-9 equivalente (certificato di residenza fiscale UE), validazione VAT, ESG statement, sustainability policy, anti-bribery policy. Tutto su un PDF entro 48 ore.
Posso rivendere il Vostro servizio ai miei clienti?
Sì, abbiamo un programma agency partner: SOW white label (il Suo brand sui documenti), margine agenzia trasparente, accesso al Suo coordinamento senior. Condizioni: eventi ricorrenti (2+ all'anno), commitment trimestrale, minimo 25 persone per evento.
Quale valuta e quali condizioni di pagamento?
EUR / GBP / USD di serie, CHF / SEK / DKK / PLN su richiesta. Standard: 25 % anticipo alla firma, 50 % 60 giorni prima dell'evento, 25 % 14 giorni prima. Net-30 / Net-60 / Net-90 sulla fattura finale negoziabili. VAT-clean per gruppi UE con partita IVA valida.
Cosa succede se l'evento deve essere annullato?
La cancellation policy è ancorata nello SOW: oltre 90 giorni prima — rimborso pieno meno 5 % di admin fee; 60-90 giorni — 50 % rimborso; 30-60 giorni — 25 % rimborso; meno di 30 giorni — credito per un evento successivo entro 18 mesi. Forza maggiore (inclusi scenari regolamentari, visti e health emergency) — credito pieno senza scadenza.
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