Un contrat
Un SOW pour tout l'événement : charter, équipage, photographe, transferts, F&B, post-prod photo, reel vidéo, post-event report. Français, anglais, russe, allemand, espagnol — cinq langues en standard, autres sur demande.
Pour assistante de direction & agences
Yachting d'entreprise pour assistantes de direction et agences événementielles.
Un contrat, une facture, un interlocuteur. Facturation procurement-ready en EUR / GBP / USD, liste fournisseurs pré-approuvée, tarification transparente en cinq langues. Pour ne plus courir après les prestataires — déposez le SOW directement chez les achats.
Votre point de douleur
Cinq douleurs que nous prenons en charge pour l'assistante.
- №01
Un événement yacht ordinaire requiert 7 à 9 prestataires : charter, photographe, transferts, F&B, décoration, sécurité, post-prod photo. Chacun avec son NDA, sa facture et son contact. L'assistante perd le fil, les achats disent non.
- №02
Les tarifs du secteur sont opaques : le « à partir de X € » de la brochure devient à l'arrivée +40 %. Les achats veulent un budget ferme avec quote en amont — quasi inaccessible en pratique.
- №03
Une équipe multilingue veut un SOW et une facture en trois langues. La plupart des opérateurs de charter sont locaux, leur anglais s'arrête à « the boat is good ».
- №04
Le vendor onboarding prend 4 à 6 semaines. L'assistante signe un événement six mois à l'avance — dans cet intervalle un prestataire peut faire faillite ou ne plus répondre.
- №05
L'audit ESG et le DPA sont exigés par les achats, pendant que l'opérateur charter répond « tout est carré, promis ». Cela ne tient pas dans un audit Big-4.
Notre réponse
Procurement-ready par défaut.
Une procédure d'achat classique pour un événement yacht passe par 7 à 9 contrats séparés : charter avec un opérateur, photographe avec un deuxième, transferts avec un troisième, F&B avec un quatrième. Chacun avec son SOW, sa devise, ses conditions de paiement et son NDA. Les achats des grands comptes refusent en général — trop de vendor onboardings pour un seul événement. Nous consolidons l'ensemble de la chaîne dans un contrat master : un SOW, une facture, un interlocuteur. Ce qui prend 4 à 6 semaines de vendor onboarding chez un opérateur charter classique tient chez nous en une semaine.
Les pièces sont calibrées pour un audit Big-4. DPA conforme RGPD, Master Service Agreement, certificats d'assurance (3 M€ RC professionnelle, 1 M€ RC pollution), validation VAT via VIES, ESG statement, anti-bribery policy. Tout sur un PDF, sous 48 heures après demande. Sur la liste fournisseurs pré-approuvée vous trouverez nos partenaires charter, photo et marina — chacun a déjà passé le vendor onboarding chez BCG, McKinsey, Bain et les achats Big-4. Si votre client travaille avec l'une de ces enseignes, notre Master Agreement est sans doute déjà dans leur Coupa.
Les paiements se font sur un montant, dans la bonne devise, aux bonnes conditions. EUR / GBP / USD par défaut, CHF / SEK / DKK / PLN sur demande. Split standard 25/50/25 ; Net-30 / Net-60 / Net-90 négociables. VAT-compatible pour les groupes UE, équivalent W-9 (attestation de résidence fiscale UE) pour les clients US. Politique d'annulation bilingue, clause force majeure couvrant les scénarios réglementaire, visa et urgence sanitaire. Pour les agences partenaires, option white-label : votre marque sur les documents, marge agence transparente, accès à la coordination senior.
Ce que vous recevez
Quatre livrables pour les achats.
Une facture
Facture procurement-ready en un seul montant. EUR / GBP / USD au choix, VAT clean (enregistré VIES, n° TVA UE valide), Net-60 standard, Net-30 / Net-90 négociables.
Un interlocuteur
Une coordination senior du premier brief à la facture finale. Matrice RACI selon statut, rapports d'avancement hebdomadaires jusqu'au voyage, gestion documentaire via votre SharePoint / Google Drive / Notion.
Liste fournisseurs pré-approuvée
Tous les prestataires (10+ flottes charter, 12 agences photo/vidéo, 8 opérateurs marina) ont passé le vendor onboarding chez BCG, McKinsey, Bain et les achats Big-4. Dossiers pré-approuvés disponibles sur demande.
Indicateurs
Des chiffres pour les achats.
1
contrat au lieu de 7 à 9 SOW séparés
1
facture consolidée dans la devise voulue
Net-60
conditions de paiement standard (Net-30/90 négociables)
Cas
Ce que les assistantes ont obtenu.
Agence événementielle londonienne — client VIP à Cannes
L'agence partenaire a amené un client (groupe FTSE-50) dont les achats exigeaient un SOW unique et Net-90. Six semaines plus tard : un contrat, une facture en GBP, aucune escalade. Quatre mois après, le client est revenu pour un second événement.
Assistante de DG américaine — leadership retreat annuel
Une assistante à New York ; les achats du groupe exigeaient une facture USD, équivalent W-9 et COI complet (5 M$ RC pro + 2 M$ RC pollution). Tous les documents sous la première semaine d'onboarding. L'assistante a ri — elle met d'habitude trois semaines à les rassembler.
FAQ assistante / agence
Ce que les assistantes demandent le plus souvent.
Comment est structuré votre SOW ?
Un document unique de 8 à 14 pages : périmètre, livrables, jalons, conditions de paiement, politique d'annulation, responsabilité, force majeure, juridiction, processus de change order. Template disponible en français, anglais, russe, allemand, espagnol ; sur demande italien, polonais, néerlandais, portugais.
Quelles pièces pour les achats ?
Le pack complet : Master Service Agreement, DPA conforme RGPD, certificats d'assurance (minimum 3 M€ RC pro, 1 M€ RC pollution), équivalent W-9 (attestation de résidence fiscale UE), validation VAT, ESG statement, sustainability policy, anti-bribery policy. Tout sur un PDF sous 48 heures.
Puis-je revendre votre service à mes propres clients ?
Oui, programme partenaire agence : SOW white-label (votre marque sur les documents), marge agence transparente, accès à votre coordination senior. Conditions : événements récurrents (2+ par an), engagement trimestriel, minimum 25 personnes par événement.
Quelle devise et conditions de paiement ?
EUR / GBP / USD par défaut, CHF / SEK / DKK / PLN sur demande. Standard : 25 % d'acompte à la signature, 50 % 60 jours avant l'événement, 25 % 14 jours avant. Net-30 / Net-60 / Net-90 négociables sur la facture finale. VAT clean pour les groupes UE avec n° TVA valide.
Que se passe-t-il si l'événement doit être annulé ?
La politique d'annulation est inscrite au SOW : plus de 90 jours avant — remboursement intégral moins 5 % d'admin fee ; 60–90 jours — 50 % de remboursement ; 30–60 jours — 25 % ; moins de 30 jours — crédit pour un événement de remplacement sous 18 mois. Force majeure (incl. réglementaire, visa, urgence sanitaire) — crédit intégral sans deadline.
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