Die erste Frage einer CFO an einen Offsite-Brief lautet selten „funktioniert das?“ — sondern „was kostet das?“. Die zweite Frage lautet „wie sicher ist das?“. Beide Fragen verlangen eine ehrliche, vollständige Antwort. Eine Budget-Tabelle mit sechs Positionen reicht nicht. CFOs erwarten eine zeilenweise Kalkulation, eine Differenzierung zwischen fixen und Pro-Kopf-Kosten und eine offene Diskussion der versteckten Positionen.
In diesem Artikel folgt eine vollständige Aufschlüsselung der Kalkulation, wie wir sie an unsere Mandantschaften übergeben. Die Zahlen stammen aus realen Projekten zwischen 2022 und 2025, anonymisiert. Sie können dieses Template direkt für Ihre interne Vorlage übernehmen — wir empfehlen, es vor der ersten Mandantengespräch mit der eigenen Finanzleitung abzustimmen.
Sechs Hauptkategorien einer Yacht-Offsite-Kalkulation
- Yacht-Charter inklusive Skipper und Crew — 35–45 % des Budgets.
- Catering und Restaurants — 12–22 %.
- Logistik (Transfers, Visa, Pre- und Post-Event-Hotels) — 7–14 %.
- Marina-Gebühren und Treibstoff — 5–8 %.
- Versicherung (Betreiberhaftpflicht plus Reiseversicherung der Teilnehmenden) — 3–5 %.
- Koordination, Moderation und Event-Team — 8–12 %.
Die Reihenfolge ist nicht zufällig: Charter dominiert in jedem Tarif. Wenn die Charter-Kosten unter 35 % fallen, ist das in der Regel ein Hinweis auf einen unterbudgetierten Tarif oder eine schwache Yacht-Qualität. Wenn sie über 50 % laufen, fragen wir die Mandantschaft, ob das gewählte Premium-Segment wirklich nötig ist — oft lassen sich 5–8 % der Gesamtkosten sparen, ohne die Wahrnehmung des Events zu mindern.
Drei Tarife — Lean, Signature, Premium
Wir arbeiten mit drei Tarifen, deren Multiplikatoren gegenüber einer Basisrate fest sind. Das macht die Kalkulation prognostizierbar und vereinfacht das Genehmigungsverfahren in der Finanzabteilung. Lean liegt bei ×0,75 der Basisrate, Signature bei ×1,00, Premium bei ×1,35. Eine Basisrate von 1 600 € pro Person und Nacht ergibt damit eine Spannweite von 1 200 bis 2 160 € pro Person und Nacht.
- Lean (1 400–1 800 € pro Person für drei Tage): Entry-Fleet-Monohulls, Basis-Catering, drei Tage Programm.
- Signature (1 800–2 800 € pro Person für vier Tage): Premium-Monohulls, Moderator, zwei Restaurant-Abendessen.
- Premium (2 800–4 500 € pro Person für fünf Tage): Luxus-Katamarane, Bordkoch, Hostess pro Yacht, Foto- und Video-Coverage.
Sechs versteckte Positionen, die oft fehlen
Diese sechs Positionen tauchen in vielen ersten Kalkulationen nicht auf und führen später zu unangenehmen Nachfragen der Finanzabteilung. Wir empfehlen, sie von Anfang an zu inkludieren und mit der Mandantschaft transparent zu diskutieren.
- Visa und Dokumentenbearbeitung — 80–350 € pro Person je nach Land und Dringlichkeit.
- Tagesgeld an Land für persönliche Ausgaben — 30–80 € pro Person und Tag, üblicherweise als Per-Diem ausgezahlt.
- Business-Class-Flüge für C-Level — zusätzlich 800–1 500 € pro Person gegenüber Economy.
- Touristensteuer in Kroatien, Italien und Griechenland — 1–3 € pro Person und Tag.
- Stornogebühr bei Terminverschiebung weniger als 60 Tage vor Reisebeginn — 25–50 % des Charters.
- Zusätzliche Versicherung für Equipment, wenn Branded Merchandise transportiert wird — 200–600 €.
Das Excel-Template, das wir übergeben
Das CFO-fertige Template hat sechs Hauptkategorien plus eine separate Zeile pro versteckter Position. Jede Kategorie ist nach „Pro-Kopf“ und „Fix“ aufgeteilt. Die Spalten zeigen ein niedriges, mittleres und hohes Szenario. Eine Notiz unten erläutert den Wechselkurs (EZB-Mittelkurs am Datum des Angebots), die Gültigkeitsdauer (üblicherweise 30 Tage) und die Zahlungsbedingungen (25/50/25 Standard).
Wie sich das Budget mit der Gruppengröße verschiebt
Die Pro-Kopf-Kosten sinken mit wachsender Gruppe, weil sich Fixkosten — Marina-Kapazität, Race-Officer, Event-Team an Land, Versicherung, Koordination — auf eine größere Basis verteilen. Für eine Gruppe von 20 auf zwei Yachten im Signature-Tarif liegen wir bei 2 200–2 400 € pro Person. Für 50 Personen auf fünf Yachten im selben Tarif bei 1 900–2 100 €. Für 120 Personen auf zwölf Yachten bei 1 800–2 000 €.
Die wirtschaftlich sinnvolle Mindestgröße liegt bei 20 Personen (zwei Yachten). Kleinere Gruppen schwächen die Ökonomie und verlagern die Reise in die private Charter-Kategorie. Für ein C-Level-Team von 8 bis 12 Personen passt meist der Premium-Tarif auf einem einzelnen Luxus-Katamaran — die Ökonomie kippt dort, weil die Yacht-Charter-Kosten an Bedeutung verlieren und das Premium-Erlebnis dominiert.
Zahlungsbedingungen und Cancellation-Policy
Standard-Split: 25 % bei Vertragsunterzeichnung (blockiert Yachten und Marina), 50 % 60 Tage vor Reisebeginn, 25 % 14 Tage vor Reisebeginn. Bestandskunden und Großkonzerne können einen 20/40/40-Split nutzen. Rückerstattungen: bei Storno 90+ Tage vorher — 100 % minus 500 € Ops-Fee; 60–90 Tage — 50 %; 30–60 Tage — 25 %; näher dran — 0 % (über die Reiseversicherung der Teilnehmenden abgedeckt).
