La primera pregunta de una CFO ante un brief de offsite rara vez es «¿funciona?» — sino «¿qué cuesta?». La segunda es «¿qué grado de certeza ofrece?». Ambas exigen una respuesta honesta y completa. Una tabla con seis partidas no basta. Las CFO esperan una calculación línea a línea, una distinción entre costes fijos y per cápita, y una discusión abierta de las partidas ocultas.
En este artículo encontrará un desglose completo de la calculación tal y como la entregamos a nuestros clientes. Las cifras provienen de proyectos reales entre 2022 y 2025, anonimizadas. Puede tomar este template directamente para su plantilla interna — recomendamos revisarlo con su propia dirección financiera antes de la primera conversación con cliente.
Seis categorías principales de un offsite en velero
- Charter de los veleros incluyendo patrón y tripulación — 35–45 % del presupuesto.
- Catering y restaurantes — 12–22 %.
- Logística (traslados, visados, hoteles pre y post evento) — 7–14 %.
- Tasas portuarias y combustible — 5–8 %.
- Seguro (responsabilidad civil del operador más seguro de viaje de los participantes) — 3–5 %.
- Coordinación, facilitación y equipo de evento — 8–12 %.
El orden no es casual: el charter domina en cualquier tarifa. Si los costes de charter caen por debajo del 35 %, suele ser indicio de tarifa infrapresupuestada o calidad de yate baja. Si superan el 50 %, preguntamos al cliente si el segmento premium elegido es realmente necesario — a menudo se ahorra un 5–8 % del total sin mermar la percepción del evento.
Tres tarifas — Lean, Signature, Premium
Trabajamos con tres tarifas cuyos multiplicadores frente a una tarifa base están fijados. Eso hace previsible la calculación y simplifica el proceso de aprobación financiera. Lean es ×0,75 sobre la tarifa base, Signature ×1,00, Premium ×1,35. Una tarifa base de 1 600 € por persona y noche da por tanto una franja de 1 200 a 2 160 € por persona y noche.
- Lean (1 400–1 800 € por persona para tres días): monohulls entry-fleet, catering básico, tres días de programa.
- Signature (1 800–2 800 € por persona para cuatro días): monohulls premium, facilitador, dos cenas en restaurante.
- Premium (2 800–4 500 € por persona para cinco días): catamaranes de lujo, chef a bordo, hostess por yate, cobertura de foto y vídeo.
Seis partidas ocultas que faltan a menudo
Estas seis partidas no aparecen en muchas calculaciones iniciales y llevan después a preguntas incómodas en finanzas. Recomendamos incluirlas desde el inicio y discutirlas con el cliente con transparencia.
- Visados y tramitación documental — 80–350 € por persona según país y urgencia.
- Dietas en tierra para gastos personales — 30–80 € por persona y día, habitualmente abonadas como per diem.
- Vuelos en business class para C-level — 800–1 500 € adicionales por persona respecto a economy.
- Tasa turística en Croacia, Italia y Grecia — 1–3 € por persona y día.
- Penalización por cambio de fecha con menos de 60 días — 25–50 % del charter.
- Seguro adicional de material si se transporta merchandising de marca — 200–600 €.
El template Excel que entregamos
El template listo para CFO tiene seis categorías principales más una línea separada por partida oculta. Cada categoría se divide entre «per cápita» y «fijo». Las columnas muestran escenario bajo, medio y alto. Una nota al pie explica el tipo de cambio (BCE en la fecha de la oferta), la vigencia (habitualmente 30 días) y las condiciones de pago (25/50/25 estándar).
Cómo se desplaza el presupuesto con el tamaño del grupo
El coste per cápita baja al crecer el grupo, porque los costes fijos — capacidad de la marina, race officer, equipo de evento en tierra, seguro y coordinación — se reparten sobre una base mayor. Para un grupo de 20 en dos veleros con tarifa Signature estamos en 2 200–2 400 € por persona. Para 50 personas en cinco veleros con la misma tarifa, 1 900–2 100 €. Para 120 personas en doce veleros, 1 800–2 000 €.
El tamaño mínimo económicamente sensato es de 20 personas (dos veleros). Grupos menores debilitan la economía y trasladan el viaje a la categoría de charter privado. Para un equipo C-level de 8 a 12 personas suele encajar la tarifa Premium en un único catamarán de lujo — la economía gira ahí, porque los costes de charter pierden peso y la experiencia premium domina.
Condiciones de pago y política de cancelación
Split estándar: 25 % a la firma del contrato (bloquea yates y marina), 50 % a 60 días del viaje, 25 % a 14 días. Clientes existentes y grandes empresas pueden usar un split 20/40/40. Reembolsos: cancelación con 90+ días — 100 % menos 500 € de ops fee; 60–90 días — 50 %; 30–60 días — 25 %; más cerca — 0 % (cubierto por el seguro de viaje de los participantes).
