La cuestión documental es la fuente más frecuente de escalación a tres semanas del viaje. Quien empieza pronto evita el 90 % de los problemas; quien empieza tarde se pasa el fin de semana al teléfono con consulados. En este artículo encontrará una checklist completa de qué debe estar listo a 60, 30 y 7 días del viaje, más un apartado para casos especiales como menores y personas con doble nacionalidad.
A 60 días del viaje
- Comprobación de pasaporte para todos los participantes: vigencia de al menos tres meses por encima del fin del viaje y al menos dos páginas libres.
- Comprobación de necesidad de visado: Schengen para pasaportes non-EU, visados específicos para escalas en Reino Unido y Suiza.
- Carta de invitación corporativa preparada: firmada por la dirección de RRHH o la gerencia, con sello, en tres idiomas (español, inglés e idioma del país de destino).
- Seguro de viaje para todos los participantes: cobertura mínima de 50 000 € para emergencias médicas más repatriación.
- Comprobación de autorizaciones especiales para menores (de 18): consentimiento notarial de ambos titulares de la patria potestad.
A 30 días del viaje
- Solicitudes Schengen presentadas: la tramitación en consulados de la UE tarda 10–15 días laborables.
- Sailing waivers y seguro de watersports recopilados: cada yate tiene plantillas propias, las centralizamos.
- Lista dietary recopilada: kosher, halal, vegano, sin gluten, alergias graves — seis semanas antes del viaje es la última fecha.
- Lista de accessibility recopilada: limitaciones de movilidad, visión y otras necesidades especiales.
- Contactos de emergencia de todos los participantes recopilados: familiar más cercano y médico de cabecera por persona.
A 7 días del viaje
- Todos los visados de vuelta: en casos de retraso, activar servicio exprés con contacto consular.
- Copias de pasaporte de todos los participantes en una carpeta cloud protegida: para emergencias en destino.
- Tarjetas del seguro de viaje repartidas a todos los participantes: en digital e impreso.
- Welcome pack con welcome guide, ruta, dress code y contactos de emergencia enviado.
- Pre-departure briefing por videollamada: 30 minutos, opcional, cubre preguntas frecuentes.
Particularidades Schengen 2025/2026
El sistema Schengen ha cambiado ligeramente en los últimos doce meses. Bulgaria y Rumanía forman parte del espacio Schengen para viajes aéreos desde marzo de 2024. Croacia es miembro pleno desde enero de 2023. Para 2026 está prevista la entrada en vigor del sistema ETIAS — una autorización electrónica de viaje similar al US-ESTA para viajeros exentos de visado. Recomendamos comprobar la aplicabilidad de ETIAS por empleado.
Para participantes con pasaporte ruso, bielorruso o de ciertos países centroasiáticos, la práctica Schengen se ha endurecido desde 2022. Tiempos de tramitación de 30 a 60 días laborables son realistas, algunos consulados ya no aceptan solicitudes directas. En estos casos trabajamos con agencias de visado experimentadas en terceros países (Turquía, Emiratos Árabes Unidos, Serbia). La aplicabilidad depende del pasaporte concreto — la verificamos por empleado.
Caso especial: menores
Cuando hay componentes familiares en el viaje (premios, incentivos familiares), aplica una lógica propia. Los menores de 18 años necesitan, para entrar en Schengen, un consentimiento notarial de ambos titulares de la patria potestad — traducido al idioma del país de destino y compulsado. Los menores de 14 que viajen fuera de la UE necesitan además pasaporte biométrico propio (desde 2012 ya no se inscriben en el pasaporte de los progenitores). Recomendamos resolver estos casos seis a ocho semanas antes del viaje.
Doble nacionalidad
Las personas con varios pasaportes pueden elegir con cuál entran — lo que puede afectar a la necesidad de visado y a la duración de estancia. Recomendamos aclarar antes del viaje qué pasaporte se usará y producir un documento claro: el visado Schengen solo es válido para el pasaporte con el que se solicitó. Cambiar de pasaporte mid-trip es posible pero crea complejidad en el check-in de hoteles y el alquiler de coches.
